Monday, July 30

"Tenemos que hablar" - GLUP .... Socorroooo

Reconocimiento o corrección del desempeño,
la instancia de dialogo jefe-empleado es fundamental
 ...Y si... Cuesta ser quien le plantea al otro la necesidad de sentarse a hablar.
Tan solo imaginar el momento de confesarle parte de lo que pensamos de sus comportamientos nos incomoda. En parte porque ese otro porta un rostro con el que nos topamos todos los días. Ese otro nos conoce. Con ese otro compartimos espacios físicos y copiosas horas.
Ese otro “tira” para nuestro mismo lado.
Ha puesto más de una vez el hombro para ayudarnos. Con ese otro en cuestión podemos disentir y de hecho lo hacemos, pero juntos hemos atravesado varias tormentas y salimos airosos.

En el trabajo, como en la vida misma, nos resulta difícil hacerle espacio al dialogo que va mas allá de lo banal, rutinario y operativo.

Y en las aulas de capacitación escuchamos de boca de jefes y gerentes un rosario de explicaciones que dan cuenta del porque no le dan feedback (retroalimentación) a ese “otro”.
Y este “otro” al cual me refiero es uno que está comprometido con la tarea, que le pone garra a su trabajo y sin el cual el funcionamiento del sector no seria igual.

Es interesante ya que la reticencia a ponerle palabras a los pensamientos y compartirlos aparece aun cuando el objetivo de la charla sea una felicitación.
En este caso, el precio de la pereza es un déficit de reconocimiento por parte del empleado.
Escasas palmadas en la espalda, nulas medallas y besos de felicitación que, sin embargo cuando aparecen hacen tanto bien al alma y alimentan la motivación de ese otro.
Como en el amor, aunque uno sepa que lo quieren, “es lindo escucharlo de vez en cuando”.

Justifican esta alergia al dialogo una serie de carencias.

La falta de costumbre, el “conmigo no lo hicieron” y la trillada y no por ello menos cierta falta de tiempo, que también es moneda corriente dentro de la relación jefe-empleado.

Reconocer esta “tacañería” al momento del elogio aparece para la sorpresa de nosotros - los consultores externos- como algo que gerentes y jefes denominan una ganancia que les dejan los cursos de Dirección de equipos.

El descubrir esta “mala costumbre” en ellos mismos se transforma en un sincero compromiso de suplir la falta y se lo llevan “debajo del brazo”.
Sencillo. Barato. Poderoso y depende solamente de ellos.

Ahora bien, cuando la conversación pospuesta podría tener como resultado la corrección de un modo de hacer una tarea, ya el descuido toma tintes dramáticos por la naturaleza misma de la relación jefe – empleado y porque pone en riesgo la consecución de los objetivos funcionales de las áreas.

Para el jefe en primer lugar implica hacer un movimiento que le permita ver y reconocer en ese colaborador valioso y competente a alguien que también está en proceso de desarrollo. Que tiene mucho por aprender, como todos y que su palabra puede colaborar a ello enormemente. Porque ¡quien sino el jefe para ayudarlo a acercarse a un cambio que le permita hacer las cosas mejor, y satisfacer las expectativas de quien posteriormente lo evaluará! Por eso creo que fomentar estas conversaciones “difíciles” entre quienes ejercen el liderazgo de equipos de trabajo es fundamental y fundante.
Fundacional de un estilo de comunicación franco que habilite el error como parte del juego.

A partir de allí, la puerta al aprendizaje se abre desde adentro.

Y es el colaborador quien gira el picaporte y deja entrar la corrección porque comienza a confiar en su jefe, en la medida en que, tanto el contenido como el modo en el que aquel se comunique, lo hagan sentir valioso, porque reconocerá la utilidad.

Este cambio de comportamiento en los líderes implica en primer lugar el desarrollo del hábito que solo se alcanza mediante la práctica sostenida. Y para que las manos suden menos al momento de enunciar la temida frase, está el aprender a conducirlas de un modo constructivo. Cambios en apariencia sencillos que redundan en posibilidades para todos.

Susan Arévalo
14.05.12


Monday, July 23

Moderar las expectativas del cliente

Gracias a la generosidad de mi profesión, me traje del último taller de “Atención de quejas y reclamos” que coordiné una reflexión interesante relacionada al tema del manejo de las expectativas de los usuarios.
En las empresas de servicios esto es muy tangible, valga la aparente contradicción que esta frase constituiría para el ya sabido mandamiento que  señala que “en servicios vendemos experiencias, conceptos y no productos concretos”.

Las empresas de medicina prepaga constituyen un lindo ejemplo.
Bien saben los operadores de las mismas lo difícil que puede resultar lidiar con las expectativas de los usuarios respecto a los lugares para hospitalización.

El cliente tiene el argumento del valor monetario del plan de salud que paga todos los meses y lo dispara como “primer derechazo” en la pelea que se suscita siempre que el operador se ve obligado a decirle que no hay lugar en ese centro médico para atender su urgencia.
Fundamentalmente rige sus actitudes el prejuicio bien sustentando en el prestigio y la construcción del valor de marca que tienen estos centros médicos.
Se muestra  intransigente ante la idea de aceptar cualquier otro sitio, incluso muchas veces más conveniente para la especialidad en cuestión, porque quiere “lo mejor” para si mismo o el familiar que atraviesa la dificultad.

Es importante para los operadores recordar que en “Servicio al cliente” nuestro trabajo roza todo el tiempo el sistema de creencias de las personas que nos llaman y necesitan nuestra ayuda.

Sin embargo,  “traerle el helicóptero que aterrizará en el House de su barrio cerrado o en la terraza de su edificio a la media noche y desde allí lo llevará sin escalas directo a la Clínica” no nos resulta posible. 

Darle LA solución, así con mayúsculas y negritas que él quiere, no está en mi circulo de influencia.
Pero sí es posible para mí como operador resolverle el problema.
¿Cómo?
Conteniendo para generar empatía de ser humano hablando con persona viva.
Percibiendo mi emocionalidad frente a la del quien está del otro lado del teléfono.

Y a través de la aplicación flexible de las técnicas comunicacionales apropiadas, alistarlo para la escucha.
Y una vez que lo aliste, puedo mostrarle opciones, que seguramente no serán LAS opciones que al cliente mas le gusten. Pero, si son posibilidades de resolverle el problema.  Son sensatas, posibles y me permiten comprometerme.
Luego, mi sugerencia, siempre que el protocolo de la organización lo permita, hacer el seguimiento posterior al llamado del caso es fundamental, ya que de ese modo como compañía voy generando una confianza basada en la disponibilidad hacia la búsqueda de soluciones a los problemas de nuestros usuarios.

Susan Arévalo
23.07.12

Monday, July 16

Show me the money

Whatever your personal reasons for working, the bottom line, however, is that almost everyone works for money.

Whatever you call it: compensation, salary, bonuses, benefits or remuneration, money pays the bills. Money provides housing, gives children clothing and food, sends teens to college, and allows leisure activities, and eventually, retirement. To underplay the importance of money and benefits as motivation for people who work is a mistake.

In a recent Workforce article,
"The Ten Ironies of Motivation," reward and recognition guru, Bob Nelson, says, "More than anything else, employees want to be valued for a job well done by those they hold in high esteem."

He adds that people want to be treated as if they are adult human beings.


While what people want from work is situational, depending on the person, his needs and the rewards that are meaningful to him, giving people what they want from work is really quite straight forward. People want:
  • Control of their work inspires motivation: including such components as the ability to impact decisions; setting clear and measurable goals; clear responsibility for a complete, or at least defined, task; job enrichment; tasks performed in the work itself; and recognition for achievement.

  • To belong to the in-crowd creates motivation: including items such as receiving timely information and communication; understanding management's formulas for decision making; team and meeting participation opportunities; and visual documention and posting of work progress and accomplishments.

  • The opportunity for growth and development is motivational: and includes education and training; career paths; team participation; succession planning; cross-training; and field trips to successful workplaces.

  • Leadership is key in motivation. People want clear expectations that provide a picture of the outcomes desired with goal setting and feedback and an appropriate structure or frameworkSusan Arévalo
    02.97.12


Monday, July 9

Sentarse a la mesa


"Cuando uno navega rara vez - por no decir nunca-  lo hace en línea recta"
Esta frase habla de obstáculos, marchas y contramarchas.


Entre el navegante y su meta -dice Ury- se interponen fuertes vientos y corrientes, escollos y bancos de arena, por no hablar de tormentas y chubascos.
Para llegar al lugar a donde uno quiere ir tiene que virar y dar vueltas, andar en zigzag hacia el lugar de destino”
[1]

En este libro, el autor plantea una estrategia denominada de penetración que consta de cinco pasos para superar los obstáculos y predisponer a la otra parte a sentarse a buscar una alternativa que los beneficie.
  1. Recupera tu propio equilibrio mental y mantenerse concentrado en lo que desea.
  2. Salva las emociones negativas de la otra parte (sospecha, miedos y hostilidad).
    Vencer la tentación de iniciar una disputa estéril.
  3. Acepta lo que ellos digan y replantéalo como un intento de hacer frente al problema. Frases como: “Explicame más o Ayudame a entender porqué quieren esto”.
  4. Salva el vacío entre tus intereses y los del otro. Ayudalo a ceder cuidando las apariencias y hace que el resultado parezca un triunfo de el/ella.
    Tende un puente desde la posición de la otra parte (sus intereses, necesidades, contexto) hacia una solución satisfactoria para ambas partes.
  5. Demostrale que no puede ganar solo/a.

Estos 5 pasos suelen ser de mucha utilidad como preparación previa para cualquier negociación.
Según lo que traen los participantes a los cursos, especialmente orientadoras para aquellas negociaciones que se llevan hacia el seno de las empresas mismas donde se juegan veladamente muchas emocionales negativas que traban de antemano el acercamiento necesario para este menester.

Procesos internos que parecen no estar respondiendo a las reales necesidades de las áreas, plazos rigidos que alguien alguna vez dispuso y que nadie más reviso pero que muchos cumplen a rajatablas y que obviamente merecen ser revisados, formas de entrega de mercadería que generar retrabajos y que se pueden solucionar facilmente hablando con un proveedor, fechas para hacer auditorias de stock que "chocan" con momentos criticos del venta en el mes.
El tema es acercar a las partes a sentarse a la mesa a negociar y en esto último se juegan muchos elementos que poco tienen que ver con los problemas de fondo que buscan resolver a traves de la negociación: viejas rencillas de los nros 1 de las áreas en cuestión, lealtades, faltas de dialogo y de tiempo para saber qué necesita el otro.

Todos elementos importantes de la cultura y la historia, si, claro.  Pero si los negociadores no pueden sobrepasarlos, el camino hacia la solución de los problemas en común les deparará  más tormentas que chubascos.

Susan Arévalo
25.06.12





[1] “Supere el no” William Ury – Grupo Editorial Norma

Monday, July 2

Ignorance is bless


Diálogos filosóficos en escenas compartidas por dos de los personajes más fuertes del grupo de sobrevivientes del accidentado Oceanic Flight 815, hubieron muchos.

Especialmente este que viene a mi memoria, nuclea a Jack Shepard y John Locke, ambos líderes en la isla en diferentes capítulos a lo largo de las seis temporadas de Lost.
Ellos, conocedores de sus seguidores, dialogan.
Jack está perturbado. No entiende.


– Quieren que les digan que hacer y ¡luego no les gusta!

Eso me lleva a pensar en que muchos jefes y gerentes se enojan con la gente porque no hace la tarea, las gestiones de acuerdo a sus expectativas.
Se molestan, lo sienten casi como una ofensa personal.

Máxime cuando estas sensaciones se verbalizan y el debate se generaliza, muestran alivio porque comparten su desazón con el resto de pares.

Nosotros, los moderadores de las discusiones en el aula, tenemos como herramienta a la pregunta, que nos permite ordenar y direccionar las ideas.
¿Les dijiste como queres que lo hagan?

En el mejor de los casos, la respuesta de los participantes refiere a alguna instancia de devolución de la evaluación de desempeño hecha a fines del año pasado, cerca de Las Fiestas.

También creen que comentarios hechos “casi al pasar” en situaciones triviales tales como ir caminando hacia una reunión; en el contexto de otra conversación, frente a personas no relacionadas al día a día, a modo de chiste... Fuera de un contexto de conversación jefe-empleado "valen" como instancias de retroalimentación.

Más allá del juicio de si está bien o no darlas en situaciones descontracturadas, lo que manda es evaluar la efectividad.
Poder establecer expectativas de desempeño sienta las bases sobre las cuales luego ubicar los feedback correctivos, haciendo referencia a “aquella” charla donde el jefe dijo al empleado cómo esperaba que hiciera lo que hace.

Trabajar desde el error es necesario y formativo para ambos por igual.

En el caso del jefe, la gimnasia de “mirar” al otro y poder prepararse para liderar estas conversaciones forma parte de la previa.
La evocación de ejemplos que sirvan de estándares y unidades de medida, la localización de hechos particulares para poder describirselos objetivamente al empleado y la confección de ejemplos de cómo miden la efectividad.

La preparación de quien va a dar feedback es vital.

En primer lugar porque estos datos objetivos disuelven la resistencia que puede aparecer en el empleado de sentirse criticado.

Después porque la empatía que ejercerá el líder al emitir un juicio, fundamentarlo y dejar espacio a que el otro hable, evitará el monologo acusante.

Y porque como en todo aprendizaje, la práctica le permitirá aflojarse y ganar seguridad,  encontrando su propio estilo.

A riesgo de parecer reiterativa, nunca me canso de enfatizar la necesidad de dar feedback, ya que –como digo siempre en los cursos- la otra cara de la moneda, es que si la persona recibe frecuentemente feedback no puede alegar ignorancia.

Puede gustarle o no el contenido de lo que escucha.

Puede resistirse o comprometerse a cambiar, que de acuerdo a mi forma de ver las cosas significa comprometerse a aprender.

Puede pedir y recibir ayuda en el camino.

Pero no más alegar un “nunca me lo dijiste”.

Susan Arévalo
02.07.12